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Metodología de prescripción de procesos comerciales

David Silva 18 de mayo del 2020 America Latina
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Todos sus vendedores, contadores y otros empleados deben trabajar sobre la base no solo de un proceso comercial prescrito, sino también elaborado. El cajero, el vendedor y el asistente de ventas deben trabajar sobre la base de imágenes. Todos sus movimientos, expresiones faciales, pensamientos deberían encajar en los cómics.

Contacto visual, saludo, recuento de dinero, artículos rodantes, despedida: estos momentos deben explicarse y rastrearse. Existe tal expresión: el diablo en los detalles. Cualquier momento que no esté registrado se convertirá en una fuente de problemas en el futuro. Ni siquiera debería tener el pensamiento: «esto es por sentado». No hace falta decir nada. Digamos que para que sonrías al cliente en el orden de las cosas, pero para la persona que tomaste como cajero, no.

Debe comenzar a prescribir procesos comerciales desde los lugares más problemáticos. Cualquier gerente tiene «agujeros»: un choque de intereses entre unidades. Un ejemplo universal que está presente en casi todos los tipos de negocios: los vendedores odian la contabilidad, y la contabilidad odia a los vendedores porque no recolectan las primarias, ya que es la tarea de la contabilidad. Comenzar a prescribir procesos comerciales con cosas obvias, por ejemplo, cómo se realizan las ventas, no es solo un error, sino una estupidez. 

Comience con lo más desagradable, pase de lo complejo a lo simple. El objetivo final es que la empresa trabaje como persona. Al caminar, una persona se cae constantemente, pero inmediatamente sustituye la siguiente pierna, no lo piensa.

Las empresas incluso tiene un proceso de búsqueda de negocios.

Explicaré cómo se prescriben los procesos comerciales utilizando un ejemplo de un proceso comercial tan universal como la contratación de personal. 

A la cabecera de la mesa se sienta el Director de Recursos Humanos. En esta mesa, entre otros, debe ser el CEO y propietario de la empresa. Les recuerdo que es el dueño de la compañía quien es el ideólogo de prescribir los procesos comerciales. Además, este debería ser su sincero deseo de estandarizar su negocio, de lo contrario, lo prescrito no funcionará bajo ninguna circunstancia. Hay una variedad de selección de personal, desde la secretaria hasta el gerente de la instalación. 

Hay documentos entrantes: solicitudes. Hay un documento final: este es el archivo de un buscador de trabajo para un puesto, o aplicaciones en el departamento de recursos humanos o matriz de datos. La aplicación refleja cuánto cuesta el empleado, cuánto tiempo debe ser recogido, cuáles son sus calificaciones, etc., y documentos, entrante y saliente, por ejemplo, coordinación con el servicio de seguridad. 

De acuerdo con este esquema, se prescriben todos los procesos de negocios, solo diferentes personas se sientan a la cabeza de la mesa. Por ejemplo, en el proceso comercial de presupuestación, este es el CFO. El presupuesto de la empresa comienza con las solicitudes de financiación, comenzando con la solicitud del jefe del departamento de recursos humanos, que necesita clips, y terminando con la solicitud del propietario de la empresa, que necesita una nueva secretaria. Todo esto se prescribe en el sistema de presupuesto, se registran los documentos entrantes y salientes.

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Nuestra empresa incluso tiene un proceso de búsqueda de negocios. Los empleados deben saber todo hasta el más mínimo detalle: cómo comportarse al sacar documentos, qué decir, para no ser sorprendidos. Deben saber que no puede tirar unidades flash al contenedor, porque primero están buscando allí.

Como puede ver, la prescripción de procesos comerciales es un mecanismo bastante primitivo. Pero debe usarlo regularmente, luego funciona como un reloj.

Repito: ninguna organización de terceros hará esto por usted. Puede contratar a un especialista que le enseñe a escribir procesos de negocios, es decir, mostrar la metodología, pero todo debe limitarse a la capacitación. Cuando los que están en la mesa no explican un proceso de negocio, debe implementarse. Y esto es imposible, porque no es experimentado por las personas involucradas en él.

Propina

Si usted, la oficina central, escribe procesos comerciales para la tienda, esto debe hacerse junto con los empleados de la tienda. La sede es malvada por definición. Incluso si presenta el lugar de trabajo del cajero con lingotes de oro, seguirá siendo ganado para él. La actitud de los empleados solo se puede cambiar al involucrarlos en la vida de la empresa, al darse cuenta de que usted es un todo. Entonces, una vez al mes conduzco mi oficina a los puntos de restauración, y cuando lanzamos Pyaterochka, lavé los pisos en el piso comercial. Si hay varias tiendas, invite a comerciantes y directores de tiendas a la mesa. Es importante que se sientan en un patrón general. Entonces no habrá problemas con la implementación de procesos de negocio, ni con el control sobre su implementación.

No importa qué tan bien documente los procesos comerciales. En la primera etapa, los errores son inevitables, dé por sentado y realice una auditoría de lo que se escribe cada tres meses . Las iteraciones en los procesos comerciales deben ser al menos de tres a cuatro. La primera iteración es la etapa cero. En esta etapa, todo estará torcido y oblicuo. La segunda iteración es de 3 a 9 meses: reescribirá lo que escribió. La tercera iteración es del 9 al 18 mes. Después de eso, tiene la oportunidad de obtener procesos comerciales que están completamente escritos.

Escribir procesos comerciales no es tan difícil como parece. Esto es aburrido y nada más. Es difícil no prescribir procesos comerciales, sino obligarse a hacerlo.

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