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Todos sus vendedores, contadores y otros empleados deben trabajar sobre la base no solo de un proceso comercial prescrito, sino también elaborado. El cajero, el vendedor y el asistente de ventas deben trabajar sobre la base de imágenes. Todos sus movimientos, expresiones faciales, pensamientos deberían encajar en los cómics.
Contacto visual, saludo, recuento de dinero, artículos rodantes, despedida: estos momentos deben explicarse y rastrearse. Existe tal expresión: el diablo en los detalles. Cualquier momento que no esté registrado se convertirá en una fuente de problemas en el futuro. Ni siquiera debería tener el pensamiento: «esto es por sentado». No hace falta decir nada. Digamos que para que sonrías al cliente en el orden de las cosas, pero para la persona que tomaste como cajero, no.
Debe comenzar a prescribir procesos comerciales desde los lugares más problemáticos. Cualquier gerente tiene «agujeros»: un choque de intereses entre unidades. Un ejemplo universal que está presente en casi todos los tipos de negocios: los vendedores odian la contabilidad, y la contabilidad odia a los vendedores porque no recolectan las primarias, ya que es la tarea de la contabilidad. Comenzar a prescribir procesos comerciales con cosas obvias, por ejemplo, cómo se realizan las ventas, no es solo un error, sino una estupidez. Comience con lo más desagradable, pase de lo complejo a lo simple. El objetivo final es que la empresa trabaje como persona. Al caminar, una persona se cae constantemente, pero inmediatamente sustituye la siguiente pierna, no lo piensa.
Las empresas incluso tiene un proceso de búsqueda de negocios.
Explicaré cómo se prescriben los procesos comerciales utilizando un ejemplo de un proceso comercial tan universal como la contratación de personal.A la cabecera de la mesa se sienta el Director de Recursos Humanos. En esta mesa, entre otros, debe ser el CEO y propietario de la empresa. Les recuerdo que es el dueño de la compañía quien es el ideólogo de prescribir los procesos comerciales. Además, este debería ser su sincero deseo de estandarizar su negocio, de lo contrario, lo prescrito no funcionará bajo ninguna circunstancia. Hay una variedad de selección de personal, desde la secretaria hasta el gerente de la instalación.
Hay documentos entrantes: solicitudes. Hay un documento final: este es el archivo de un buscador de trabajo para un puesto, o aplicaciones en el departamento de recursos humanos o matriz de datos. La aplicación refleja cuánto cuesta el empleado, cuánto tiempo debe ser recogido, cuáles son sus calificaciones, etc., y documentos, entrante y saliente, por ejemplo, coordinación con el servicio de seguridad. De acuerdo con este esquema, se prescriben todos los procesos de negocios, solo diferentes personas se sientan a la cabeza de la mesa. Por ejemplo, en el proceso comercial de presupuestación, este es el CFO. El presupuesto de la empresa comienza con las solicitudes de financiación, comenzando con la solicitud del jefe del departamento de recursos humanos, que necesita clips, y terminando con la solicitud del propietario de la empresa, que necesita una nueva secretaria. Todo esto se prescribe en el sistema de presupuesto, se registran los documentos entrantes y salientes.
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Nuestra empresa incluso tiene un proceso de búsqueda de negocios. Los empleados deben saber todo hasta el más mínimo detalle: cómo comportarse al sacar documentos, qué decir, para no ser sorprendidos. Deben saber que no puede tirar unidades flash al contenedor, porque primero están buscando allí.